Scrierea efectiva a scrisorilor pentru gasirea unui job, este un aspect esential al cautarii unui loc de munca. Sa scrii bine ia mult timp si presupune o munca grea. Trebuie compuse documente ce reflecta personalitatea ta. Nu trebuiesc copiate de la alte persoane. Scrisorile vor fi trimise de mana numai cand acest lucru este cerut de catre angajator.
Informarea prealabila
In activitatile de planificare a carierei si de cautare a unui post se va intra in contact cu foarte multi oameni (sute). Acestia se grupeaza in doua categorii:
1. de pre-contact - cu care nu s-a comunicat inca (verbal sau scris)
2. de post-contact - persoane cu care ai intrat deja in contact.
Pentru categoria de pre-contact trebuie sa obtii numele si functia persoanei careia ii vei scrie. Asigura-te ca nu exista greseli in scrierea numelui si a functiei. Telefoneaza la organizatie pentru a verifica daca datele pe care le ai sunt corecte. Acorda atentie la formula de adresare (Doamna sau Domnisoara). Scrisoarea va fi mai bine receptata daca este adresata unei persoane si nu unei functii din organizatie.
Pentru categoria de post-contact trebuie sa obtii cartea de vizita sau sa transcrii datele persoanelor cu care intri in contact (nume, functie, adresa, telefon, fax, e-mail, telefon mobil etc.), inca din timpul primei discutii.
Noteaza-ti orice informatie pe care o obtii cu privire la postul liber sau organizatie. Iti vor fi de un real folos in redactarea ulterioara a scrisorilor.
Scopul, forma si continutul scrisorii
Trebuie sa te decizi cu privire la scopul scrisorii, forma de prezentare a informatiilor si informatiile propriu-zise. Punctele esentiale ale scrisorii trebuie sa fie la obiect, in linia scopului scrisorii.
Cerceteaza prima forma a scrisorii de mai multe ori. Evita frazele care incep cu “Eu”. Folosirea repetata a sintagmei “Eu”, monotonia frazei, scrisul incoerent, plictisitor, scade nivelul de atingere a obiectivului scrisorii. Paragrafele vor trebui sa se limiteze la 4-5 propozitii, iar propozitiile nu trebuie sa fie mai mari de doua randuri. Prima propozitie a paragrafului are rolul de a introduce subiectul care va fi dezvoltat in restul paragrafului.
Trimite scrisoarea in original si nu copii cu aspect de reproducere in masa. Pastreaza o copie a scrisorii. Contacteaza telefonic, in cel mai scurt timp, persoana careia i-ai adresat scrisoarea. Asta in cazul in care nu te-a contactat din proprie initiativa. Poti sa concepi si sa folosesti scrisori cu antet si carti de vizita personalizate. Daca nu poti sa le realizezi singur, apeleaza la un profesionist. Efectul obtinut asupra angajatorului va fi cel de seriozitate si profesionalism.
Tiparirea scrisorii trebuie sa fie de calitate. Va avea aceeasi forma ca si CV-ul (aceeasi hartie si grafica!!). Dispozitia in pagina, marginile, forma grafica finala sunt foarte importante. Verifica claritatea, tonul abordat, acuratetea. Verifica scrierea cuvintelor, punctuatia, gramatica.
Trimite scrisoarea si CV-ul intr-un plic mare, care sa nu indoaie hartia.
Scrisorile de intentie
Scrisoare de intentie acompaniaza CV-ul in momentul in care il trimiti unui posibil angajator. Ea are rolul de a te prezenta ca pe un candidat capabil.
Scrisorile de intentie sunt de doua tipuri:
1. “Cover letters” sunt acele scrisori care se trimit pentru o pozitie precisa, in urma unui anunt al organizatiei angajatoare. Numai 20% dintre posturile valabile la un moment dat sunt anuntate (este ceea ce numim “piata de munca vizibila”). Vor exista, deci, foarte multi competitori in incercarea de obtinere a posturilor anuntate. In fapt, 90% dintre persoanele care cauta un loc de munca se orienteaza numai catre acest sector de 20%, al posturilor anuntate. Nu limita aria de trimitere a scrisorilor numai catre posturile anuntate. Postul pe care il doresti este posibil sa nu fie anuntat in presa (sau in alte surse).
2. “Broadcast letters” sunt scrisorile care se trimit catre locuri de munca neanuntate. Ele informeaza managerii asupra potentialului tau, cu scopul unei eventuale abordari ulterioare.
Dar, unde sunt aceste posturi care nu sunt anuntate? Ele pot fi aflate foarte usor vorbind cu oamenii. Localizeaza-le prin consultarea cataloagelor, ziarelor, periodicelor, organizatiilor profesionale si a Internet-ului. Cauta oportunitati in mediul de afaceri, in industrie, servicii sociale, educatie, guvern etc. Multi oameni doresc sa te ajute daca pot, asa ca trebuie doar sa ceri asistenta lor. Intreaba care este numele si adresa angajatorului. Mergi personal sa vezi aceste potentiale locuri de munca (direct sau prin telefon pentru stabilirea unui interviu). Daca nici o alta metoda nu-ti este accesibila, a treia metoda pe care o poti aplica este sa trimiti o scurta scrisoare prin care sa ceri o scurta intalnire.
Similaritati si diferente intre scrisorile de tip "cover" si "broadcast"
Cele doua tipuri de scrisori au similaritati si trebuie sa includa urmatoarele elemente: accentul va cadea pe punctele forte cerute de post astfel incat angajatorul sa faca o conexiune usoara cu cerintele organizatiei sale. Punctele forte vor fi elaborate pornind de la calificarile prezente. Exemplele ce contin numere, cifre conduc la cresterea increderii in acuratetea scrisorii. Prin scrisoare te vei diferentia net fata de ceilalti competitori. Motiveaza-l pe angajator, fa-l sa-si doreasca sa se intalneasca cu tine. Linia generala trebuie sa fie pozitiva, sa pastreze caracteristici de confidentialitate, dar nu trebuie sa treci limita spre egoism. Faptele trebuie lasate sa vorbeasca despre ele.
Scrisoarea tip "cover" este adresata si trimisa unei persoane sau departament specificat intr-un anunt. Daca nu este specificat nici un nume, incearca sa-l obtii din alte surse, pentru a personaliza trimiterea.
In primul paragraf trebuie trecut titlul postului din anunt. Trebuie mentionate beneficiile pe care le poti aduce si care este interesul tau fata de organizatie si postul solicitat. Dupa ce crezi ca angajatorul a primit scrisoarea, telefoneaza pentru a restarni interesul asupra ta si pentru a stabili data unui interviu.
Scrisoarea tip "broadcast" este adresata si trimisa sefului de departament unde doresti sa lucrezi. Daca organizatia este mica, trimite-o direct presedintelui sau directorului executiv. In primul paragraf, pe baza cercetarilor facute, mentioneaza exact pozitia de care esti interesat, ceea ce poti sa oferi, ceea ce ei au nevoie si de ce ar apela la tine. Mentioneaza si numele persoanelor (cu permisiunea lor) de la care ai luat informatiile.
Scrisorile trebuie sa aiba la baza activitatile pe care le poti presta pentru angajator. O pagina este maximum admis pentru acest tip de scrisoare. Manifesta-ti entuziasmul, chiar daca este numai aparent. Trebuie sa trezesti si sa pastrezi interesul cititorului, de la inceputul si pana la sfarsitul scrisorii. Evita fraze de genul “asa cum puteti vedea”. Cititorul s-ar putea sa nu fie in stare sa vada punctul pe care doresti sa-l accentuezi.
Calitatea scrisorii tale va determina prima impresie a angajatorului. Inainte de a incepe sa scrii, analizeaza inca o data cerintele locului de munca si competentele pe care le ai. Realizeaza o comparatie obiectiva intre cerinte si competente.
Care sunt “punctele tari” pe care le ai? Cerceteaza organizatia angajatoare si vei descoperi ce avantaje competitive va trebui sa le prezinti. Personalizeaza informatiile privitoare la dorinta si motivatia ta de a obtine acel post. Chiar, de ce vrei sa lucrezi acolo?
Scrisoarea va contine numai informatiile relevante, particularizate prin experienta ta de angajat sau voluntar, educatie, obiective atinse, atribute personale cerute de post. Scrisoarea are rolul de a pune in lumina calitatile tale cele mai importante, CV-ul fiind mult mai cuprinzator.
Tehnica redactarii
Pentru inceput scrie ideile, una sub alta, asa cum iti vin in minte. Dupa aceasta etapa, analizeaza materialul, grupeaza ideile pe teme si scrie propozitiile care vor incorpora temele in paragrafe. Accentueaza contributiile pe care le poti aduce organizatiei. Pune accentul pe achizitiile de pana acum si pe modul in care le poti transfera asupra noului loc de munca. Din cercetarea noului loc de munca sau din anunt selecteaza cuvintele care se refera la cerinte (“este ceruta, trebuie sa aiba, foarte necesar, cunoscator al”). Acorda atentie punctarii fiecareia dintre aceste cerinte. Ele sunt, de fapt, avantajele tale competitive. Foloseste verbe de actiune. Nu este indicat sa reproduci ce este scris in CV. Evita folosirea cuvintelor negative si a sintagmelor cu conotatii negative. Evita sintagmele “de altfel”, “oricum ar fi” etc. deoarece au conotatii negative. Pune accentul pe calificarile pe care le ai pentru noua pozitie, chiar daca printre ele se afla unele care nu exista in mod real.
Intr-o scrisoare tip “broadcast”, alegerea modalitatii de frazare a obiectivului personal pentru noul post trebuie realizata foarte prudent. Daca este prea limitat s-ar putea sa nu fie considerat indeajuns pentru postul respectiv, iar daca este prea larg poate fi perceput ca fiind nefocalizat, indecis, specific unei cautari a unui post oarecare. Cand se trimit scrisori pe piata “ascunsa” de munca, nu trebuie trimise sute de scrisori pentru simplul motiv ca nu se va putea face o cercetare obiectiva a organizatiilor. Rata de raspuns nu justifica timpul si costurile. Va trebui sa te concentrezi initial asupra a 15-20 de organizatii. Apoi vei trece la urmatorul grup de 15-20. Multe organizatii folosesc tehnici de scanare a CV-ului in propriile baze de date. Sugereaza contextual, neexplicit, cuvintele cheie care te pot scoate in fata, in cazul unei cautari in baza de date.
Detalii privind Piata Muncii, angajare, job, oportunati gasiti in pachetul Oportunitati de munca si afaceri!